Wervershoof - Gedragscode: de uitgangspunten voor onze medewerkers

Dit zijn de hoofdonderwerpen van de gedragscode, zoals die geldt voor medewerkers van onze gemeente:

• Goed ambtenaarschap
• Vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie
• Nevenfuncties en andere privé-activiteiten
• Geschenken, aanbiedingen en incidentele vergoedingen
• Uitnodigingen voor reizen, congressen, evenementen en diners
• Verantwoord omgaan met gemeentelijke voorzieningen
• Belangen van familieleden, vrienden en ex-collega’s
• Reageren op niet-integere zaken

Goed ambtenaarschap, algemeen
De medewerker beseft dat hij onderdeel is van de overheid, dient het algemeen belang en probeert met zijn of haar handelen het vertrouwen in de overheid te versterken. Houdt zich aan de wettelijke voorschriften en aan algemeen aanvaarde gedragsregels. Treedt correct op tegen burgers en bedrijven. Discrimineert niet en verleent geen voorkeursbehandelingen. De medewerker voert het werk op een professionele manier uit, verschaft de ambtelijke leiding en het bestuur juiste, relevante en volledige informatie. Situaties waarin niet volgens professionele normen kan worden gewerkt stelt de medewerker intern aan de orde en hij gaat respectvol met collega’s om. Hij/zij houdt er rekening mee dat normen en waarden onderling kunnen verschillen. Is zelf aanspreekbaar op gedrag en gaat verantwoord om met middelen van de gemeente (gelden, diensten, goederen, kennis). Het maken van onnodige kosten wordt vermeden. Elke medewerker draagt verantwoordelijkheid eigen handelen en zal de keuzes die gemaakt zijn binnen de werkzaamheden verantwoorden. De verantwoordelijkheid van de leidinggevende ondersteunt de medewerker door deze waar nodig te informeren.




Omgang met gevoelige informatie
De medewerker gaat binnen en buiten het werk zorgvuldig om met persoonlijke gegevens van burgers, gegevens van bedrijven en instellingen, met politiek gevoelige en andere informatie, die in handen van buitenstaanders de belangen van de gemeente kan schaden. Hij of zij gaat functioneel om met gevoelige informatie, daarbij de privacy van cliënten, zakelijke relaties en collega’s respeterend. Financiële informatie en voorkennis van beleid wordt gebruikt voor de uitoefening van een functie en niet voor andere doeleinden. Vertrouwelijke informatie wordt niet ’gelekt’ naar buiten. Buitenstaanders laat de medewerker niet meeluisteren naar een gesprek over het werk of meekijken naar interne stukken. Er gaat geen informatie aan media zonder overleg met de afdeling Communicatie. Stukken met vertrouwelijke gegevens zijn altijd veilig opgeborgen als de werkplek wordt verlaten en de computer is dan afgesloten. Informatie waarover het bestuur een geheimhoudingsplicht heeft opgelegd blijft geheim.




Nevenfuncties en andere privé-activiteiten
De medewerker is zich ervan bewust dat activiteiten naast het functioneren van de gemeente op een of andere manier kunnen raken. Voorbeelden van nevenactiviteiten zijn bestuursfuncties, commissariaten, vrijwilligerswerk, een eigen bedrijfje en vennoot- of aandeelhouderschap. De medewerker meldt een (voorgenomen) nevenactiviteit bij de leidinggevende als de activiteit raakvlakken heeft met een functie-uitoefening.
Een raakvlak is in elk geval aanwezig als het gaat om activiteiten voor een organisatie, instantie of bedrijf dat op een of andere manier banden heeft met de gemeente. Bijvoorbeeld: advies over subsidie op het terrein van welzijn, terwijl de medewerker in zijn vrije tijd een bestuursfunctie vervult binnen een welzijnsstichting in dezelfde gemeente.

Activiteiten kortom die (kunnen) leiden tot een botsing of onverenigbaarheid met gemeentelijke belangen, waar de medewerker in diens functie mee te maken heeft. Bijvoorbeeld: privé voert hij of zij actie tegen de sloop van een pand en in functie is dezelfde medewerker betrokken bij besluiten over de bestemming van dit zelfde gebouw. Nevenactiviteiten moeten altijd worden gemeld als deze het risico op schade met zich mee kunnen brengen voor de organisatie. Zo kan de productiviteit eronder lijden als iemand in z’n vrije tijd als barkeeper regelmatig tot laat aan het werk is. Een ander voorbeeld zijn ethisch of politiek omstreden privé-activiteiten van ambtenaren. Die zouden schade kunnen toebrengen aan het imago of de geloofwaardigheid van de gemeente.

Elke medewerker realiseert zich dat ook het oordeel van de buitenwereld van belang is. Meerdere ‘petten’ kunnen misschien zonder probleem worden gescheiden, maar als de nevenactiviteit de schijn van belangenverstrengeling wekt, is ook dat schadelijk voor het vertrouwen in de overheid.
Ook financiële belangen in de privé-sfeer (bijvoorbeeld het hebben van aandelen) kunnen een onafhankelijke besluitvorming in de weg staan of de schijn daarvan hebben. Als de organisatie niets weet van dergelijke financiële belangen,  is de medewerker/-ster de enige die kan inschatten of dat belang zich verdraagt met de functie-uitoefening. Is er sprake van een relatie met een bedrijf waar iemand persoonlijk een financieel belang in heeft, dan vermijdt de medewerker de risico’s en bespreek dit met uw leidinggevende.





Geschenken, aanbiedingen en incidentele vergoedingen
Een medewerker accepteert een geschenk alleen als de onafhankelijke opstelling ten opzichte van de gever daardoor niet beïnvloed wordt. Kan de acceptatie van het geschenk verplichtingen scheppen voor de toekomst? En hoe zou de buitenwereld kunnen aankijken tegen het aannemen van een geschenk? In veel gevallen levert dit geen probleem op. Denk aan een fles wijn voor een door u verrichte presentatie, bij een ceremonieel overhandigd rapport van een bureau of bedrijfsattenties, zoals kalenders en pennen. Dergelijke geschenken zijn bedoeld als blijk van waardering voor specifieke inspanning of een goede samenwerkingsrelatie. Een geschenk van een derde in verband met het werken voor de gemeente is in principe ook eigendom van de gemeente. Geschenken moeten altijd bij de leidinggevende worden gemeld. Geschenken die mogelijk meer dan € 50 waard zijn , kunnen niet worden geaccepteerd. Aangeboden geschenken die niet zijn geaccepteerd en in het vooruitzicht gestelde geschenken moeten worden gemeld. Bedrijfsattenties, zoals agenda’s, kalenders, pennen, muismatten en andere ’hebbedingetjes’ niet. Aanbiedingen voor privé-werkzaamheden, kortingen op privé-goederen en andere gunsten zijn niet acceptabel. Dat geldt ook voor geschenken die op het huisadres van een medewerker/-ster worden aangeboden. Indien een geschenk toch thuis is afgeleverd, wordt de leidinggevende op de hoogte gesteld. Geschenken die worden aangeboden door een relatie die nog iets  ‘nodig’ heeft (een opdracht, vergunning, subsidie, beslissing in bezwaarprocedure), accepteert de medewerker niet, noch geldbedragen. Als afgesproken is dat een derde betaalt voor bepaalde verrichtingen, dan gebeurt dat door middel van een factuur aan de gemeente. Vanzelfsprekend vraagt de medewerker nooit gunsten voor zichzelf aan derden.





Uitnodigingen voor reizen, congressen, evenementen en diners
Steeds wordt beoordeeld of een uitnodiging daarvoor wel relevant is voor de gemeente. Alle uitnodigingen worden met de leidinggevende besproken. Een medewerker reist niet op kosten van derden. Als deelname aan een reis functioneel is, dan is er sprake van een dienstreis en gelden de algemene regels: er is toestemming nodig van de leidinggevende en de kosten zijn voor de gemeente. De medewerker neemt zijn of haar eigen verantwoordelijkheid bij informele contacten met derden, zoals recepties en etentjes waar alcohol wordt geschonken. Zorgt dat hij of zij ‘nee’ kan blijven zeggen als het ‘nee’ moet zijn. Is ervoor verantwoordelijk dat de leiding op de hoogte is van het reilen en zeilen binnen de functie-uitoefening. Blijkt achteraf een uitnodiging meer te hebben omvat dan ingeschat, dan wordt de leidinggevende op de hoogte gesteld.




Verantwoord omgaan met gemeentelijke voorzieningen en personeelsregelingen
Demedewerker houdt privé-gebruik van e-mailsysteem, internet, (mobiele) telefoon, kopieerapparaat en dergelijke beperkt. En zorgt ervoor dat dit de dagelijkse werkzaamheden niet hindert. Privé-gebruik van gemeentelijke apparatuur moet transparant zijn, zodat de medewerker erop kan worden aangesproken. De leidinggevende of collega kan een andere opvatting hebben van ‘beperkt gebruik’. De medewerker neemt geen gemeentelijke eigendommen mee naar huis. Het lenen van eigendommen voor privé-gebruik kan alleen als daarvoor toestemming door de leidinggevende is gegeven. De medewerker doet geen privé-bestellingen via de gemeente, verzendt geen ongefrankeerde privé-post via de postkamer en declareert alleen kosten die daadwerkelijk zijn gemaakt.





Belangen van familieleden, vrienden en ex-collega’s
De medewerker is alert op situaties in het werk waarin privé-relaties een rol spelen. De leidinggevende is op de hoogte gesteld van aanvragen en offertes van vrienden, familieleden of van bedrijven waarin familie of vrienden werkzaam zijn. Zelfs de schijn van vriendjespolitiek moet worden vermeden, dus behandelt een medewerker met de hier bedoelde privé relaties dergelijke aanvragen niet zelf. Hij of zij is terughoudend met het geven van adviezen aan bekenden in de privé-sfeer. Er kan immers sprake zijn van botsing van belangen. Bij het inhuren van ex-collega’s is het zaak de juiste procedure van inhuur en aanbesteding te volgen. De medewerker moet altijd kunnen motiveren waarom de inhuur van een ex-ambtenaar als zelfstandige nodig en verantwoord is. Want op de buitenwereld, die geen achtergrondinformatie heeft, kan dit anders overkomen. Ook dat soort risico’s wordt met de leidinggevende besproken.




Vermoedens van niet-integere zaken
De medewerker bespreekt twijfels over de integriteit van collega’s zo veel mogelijk met henzelf. Is dit niet mogelijk of leidt dit niet tot resultaat, dan licht hij of zij de leidinggevende, vertrouwenspersoon, burgemeester of een wethouder in. Elke medewerker is ook aanspreekbaar op eigen handelen en uitlatingen. Collega’s en burgers kunnen een werkwijze en woorden immers anders ervaren dan bedoeld. Vermoedens van fraude of corruptie worden gemeld bij de leidinggevende, het bestuur of de vertrouwenspersoon. Bij vermoedens van fraude, maar ook bij andere twijfelachtige zaken, kan gebruik worden gemaakt van de Klokkenluidersregeling. De gemeente is dan verplicht om een reactie te geven op zo’n melding. Wil een medewerker niet dan bekend wordt dat hij of zij de misstand aankaart, dan kan dat ook via de daarvoor aangestelde vertrouwenspersoon. Alleen deze is dan op de hoogte van de identiteit van de melder.